Les dix raisons principales qui expliquent la lenteur des Attributions de
Subventions de Contrepartie
(TOP 10 REASONS MATCHING GRANT APPLICATIONS ARE HELD UP)
Par Douglas W. Vincent et le personnel de la Fondation Rotary, pour l’Institut ROTI (Rotarians on the Internet)
(Traduction de Joël Bagage, PHF, Rotary Club d’ARBOIS-POLIGNY-SALINS, D 1680, France)

Tandis que plusieurs Actions d’Intérêt Public Mondial sont menées à travers le monde sans faire appel à des subventions de contrepartie, de nombreux projets rotariens d’aide humanitaire sont menés à bien grâce au financement de la Fondation Rotary. De temps à autre des Rotariens expriment leur déception devant la lenteur et les retards dans le traitement des demandes de subvention de contrepartie. Voici les dix raisons principales, en ordre décroissant, qui expliquent ces retards et cette lenteur :

1) Les Rotariens ne communiquent pas les uns avec les autres ou bien les contacts préliminaires avant projets sont trop nombreux. En outre les Rotariens contactent le personnel de la Fondation plutôt que de se contacter les uns les autres. Il n’est pas rare que le personnel reçoive chacun cinq appels téléphoniques par jour, demandant si tel club ou tel district apparié a bien rempli les formulaires requis. Il arrive souvent que plusieurs appels dans la même journée demandent des renseignements sur le même projet. Si dans les contacts préliminaires les responsables communiquaient davantage les uns avec les autres et se tenaient mutuellement au courant des derniers développements, cela faciliterait les choses. Cela réduirait le nombre d’appels téléphoniques et permettrait au personnel de se consacrer au traitement des demandes de subventions avec plus d’efficacité.

2)Tous les projets sont d’importance égale mais les Rotariens demandent trop souvent que leur demande bénéficie d’une priorité. Les Rotariens demandent que le personnel marque leur dossier « URGENT ». Il est bien certain que toutes les demandes sont importantes et quand on demande au personnel d’accélérer le traitement d’une demande, c’est le traitement de toutes les autres qui s’en trouve ralenti. Les demandes d’urgence sont devenues la norme (entre 3 et 5 par jour) et la pile « urgent » devient aussi épaisse que la pile « normal ».

3)Renseignements inexacts sur le bénéficiaire ou le transfert des fonds. Une fois que des fonds ont été attribués les initiateurs des projets informent le personnel que les renseignements qu’ils ont donnés concernant le paiement sont erronés. Ceci peut faire perdre d’innombrables heures passées à rechercher la demande de paiement, puis à l’annuler et enfin à remettre la demande corrigée sur les rails.

4)Des frais n’entrant pas dans le cadre du financement accordé par la Fondation sont inclus dans le budget du projet. Les initiateurs des projets devraient lire les directives avant d’envoyer leur dossier. Les budgets présentés comprennent parfois des frais qui ne peuvent être pris en charge tels que frais administratifs, voyages à l’étranger, salaires ou construction de bâtiments. Des retards sont entraînés du fait que le personnel du Rotary International doit envoyer des courriers rappelant aux clubs quels sont les critères et demandant des budgets conformes aux instructions.

5)Les taux officiels du change rotarien ne sont pas respectés. Il vaut mieux exprimer le budget dans la monnaie du pays et laisser le personnel calculer l’équivalent en $US. Chaque fois qu’il est révisé, le taux officiel du change rotarien sera appliqué à la demande. Quand les clubs utilisent un taux qui leur est propre tous les chiffres indiqués dans la demande peuvent être erronés.

6)Aucune facture pro forma n’est incluse, ni aucun devis. Pour une raison ou une autre de nombreux candidats à une subvention de contrepartie ne fournissent ni les factures pro forma ni les devis nécessaires pour toute dépense excédant US$ 500. Le personnel est obligé de faire un courrier pour les réclamer.

7)Les Rotariens ne lisent pas toujours les documents qui leur sont fournis. Les publications rotariennes et les formulaires de demande contiennent des instructions et des directives spécifiques et pourtant de nombreux Rotariens ne semblent pas les avoir lues ou semblent ne pas s’y tenir complètement ou convenablement.

8)La lettre de soutien n’a pas été signée par toutes les autorités compétentes. Le ou les gouverneur(s) de district(s) et le ou les président(s) de club(s) doivent signer les formulaires appropriés aux endroits indiqués.

9)Les responsables des projets n’utilisent pas le numéro de dossier de demande de subvention de contrepartie qui leur a été attribué. Avec plus de 3000 dossiers en cours de traitement à tout moment et une augmentation de 70% du nombre de demandes reçues il est important d’avoir un bon système de classement. On peut perdre beaucoup de temps à rechercher un dossier et il peut être difficile de le localiser quand quelqu’un appelle au téléphone ou demande des renseignements sans fournir de numéro de dossier.

10) Les initiateurs d’un projet versent leur contribution AVANT d’avoir reçu l’accord de la subvention. Il est difficile de comprendre pourquoi des fonds ont été versés avant qu’un projet ait été traité. Ceci cause de considérables difficultés administratives et beaucoup de perte de temps. Le personnel passe d’innombrables heures à localiser des fonds remis plusieurs mois auparavant alors qu’aucun accord n’a été donné ou qu’aucun numéro de projet n’a été attribué. Pour éviter que des fonds soient utilisés à mauvais escient et que de considérables retards dans la comptabilité ne soient à regretter veuillez ne pas verser d’argent avant que votre demande n’ait été approuvée par les administrateurs.

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