Die 10
wichtigsten Gründe, warum Matching Grant Applications
( Gemeinschaftsspendenanträge) verzögert werden.
Von Douglas W.
Vincent und den Rotary Foundation Mitarbeitern für das ROTI
Institut,
übersetzt von Nanno G. Staal vom Rotary
Club Maasluis in den Niederlanden.
Während weltweit einige internationale Hilfsaktionen ohne Gemeinschaftsspenden durchgeführt werden, erfolgen viele Unterstützungsprojekte der Rotarier mit finanzieller Hilfe der Rotary Foundation. Von Zeit zu Zeit äußern sich Rotarier frustiert über die langen Vorlaufzeiten und die Verzögerungen in der Bearbeitung der Anträge auf Gemeinschaftsspenden. Im folgenden sind hierfür die 10 wichtigsten Gründe aufgeführt, sortiert nach ihrer Bedeutung.
1) Rotarier kommunizieren nicht miteinander oder es entstehen zu viele Kontakte im Verlaufe eines Projektes. Mitglieder scheinen auch eher den Kontakt zu Rotary Foundation Mitarbeiter zu suchen als zueinander. Es ist nicht unüblich für die Rotary Foundation Mitarbeiter pro Tag fünf Anrufe zu beantworten, in denen gefragt wird, ob der Club oder Kreis die Formulare richtig vervollständigt hat. Oft verlangen mehrere Anrufer am Tage Information zu ein und demselben Projekt. Es wäre sehr hilfreich, wenn sich die Antragsteller untereinander absprechen würden, und neue Informationen an alle anderen interessierten Parteien weiterreichen würden. Dadurch würden weniger Anrufe stattfinden, so daß es den Mitarbeitern der Rotary Foundation möglich wäre, die Unterstützungsanträge effizienter abzuwickeln.
Rotarier kommunizieren nicht miteinander oder es entstehen zu viele Kontakte im Verlaufe eines Projektes. Mitglieder scheinen auch eher den Kontakt zu Rotary Foundation Mitarbeiter zu suchen als zueinander. Es ist nicht unüblich für die Rotary Foundation Mitarbeiter pro Tag fünf Anrufe zu beantworten, in denen gefragt wird, ob der Club oder Kreis die Formulare richtig vervollständigt hat. Oft verlangen mehrere Anrufer am Tage Information zu ein und demselben Projekt. Es wäre sehr hilfreich, wenn sich die Antragsteller untereinander absprechen würden, und neue Informationen an alle anderen interessierten Parteien weiterreichen würden. Dadurch würden weniger Anrufe stattfinden, so daß es den Mitarbeitern der Rotary Foundation möglich wäre, die Unterstützungsanträge effizienter abzuwickeln.
2) Alle Projekte haben die gleiche Bedeutung, aber allzuoft verlangen Rotarier für ihre Anträge die höchste Priorität. Oft werden die Mitarbeiter der Rotary Foundation gebeten, die Anträge mit dem Vermerk ‘Dringend’ zu versehen. Natürlich ist jeder Antrag wichtig, aber wenn ein Antrag beschleunigt abgewickelt werden soll, dann verzögert sich die Abwicklung der anderen Projekte. Die Wünsche nach einer beschleunigten Abwicklung sind inzwischen zur Norm geworden (ca. 3-5 pro Tag) und ihre Anzahl entspricht fast der Anzahl der üblichen Anträge.
3) Unrichtige Informationen zum Auftraggeber oder zur Übermittlung einer Zahlung. Nachdem eine Zahlung erfolgt ist, informieren Spender die Rotary Foundation über Fehler in den Zahlungsangaben, die sie gemacht haben.
Es kann viele Stunden kosten, Nachforschungen zu den Zahlungsvorgängen anzustellen, Zahlungen zu stornieren und die Zahlung neu zu buchen.
4) Im Projektbudget sind unberechtigte Kosten enthalten. Spender sollten vor der Antragsstellung die Bearbeitungshinweise lesen. Unberechtigte Kosten sind z. B. Verwaltungskosten, internationale Reisekosten, Gehälter oder Baukosten. Verzögerungen entstehen durch unnötige Briefe der Rotaryfoundation mit denen die Clubs an die Antragskriterien oder revidierte Kostenbudgets erinnert werden müssen.
5) Der offizielle Rotary Foundation Wechselkurs wird nicht benutzt. Es ist günstiger, das Budget in lokaler Währung zu erstellen und den Mittarbeitern der RF die Umrechnung in US Dollar zu überlassen. Dies wird von Seiten der RF bevorzugt. Bei der Antragsprüfung wird der offizielle RF Wechselkurs im Antrag ergänzt. Wenn Clubs ihre eigenen Kurse benutzen, können eventuell alle Antragsdaten inkorrekt sein.
6) Den Anträgen werden keine pro-forma Rechnungen oder Preisangaben beigefügt. Aus irgendwelchen Gründen reichen viele Antragssteller die erforderlichen pro-forma Rechnungen oder Preisangaben für alle Artikel über 500 US Dollar nicht ein. Die RF muss dann die Clubs anschreiben, um diese Unterlagen anzuf ordern.
7) Rotarier lesen nicht immer die ihnen zur Verfügung gestellten Unterlagen. Die Publikationen der RF wie auch die Antragsunterlagen enthalten spezifische Bearbeitungshinweise und –richtlinien. Trotzdem scheinen viele Rotarier diese nicht zu lesen und / oder nicht sorgfälltig und vollständig zu bevolgen.
8) Nicht alle notwendigen Personen haben den Unterstüzungsbrief unterschieben. Distrikts-Governor( s) und / oder der Clubpresident(en) müssen die entsprechenden Formulare an den richtigen Stellen wie gefordert unterschreiben.
9) Die Projektansprechpartner benutzen nicht die ihren Anträgen zugewiesenen M.G.-bearbeitungsnummer. Bei über 3000 offenen Anträgen in Bearbeitung und über 70% Zuwachsrate bei den Antragseingängen ist ein gutes Bearbeitungssystem wichtig. Es ist sehr zeitaufwendig und schwierig, den jeweiligen Antrag zu finden, wenn Informationen verlangt werden, ohne daß die zutreffende Referenznummer angegeben wird.
10) Spender leisten Zahlung vor der Zustimmung. Unverständlicherweise werden Überweisungen getätigt bevor ein Projektantrag bearbeitet ist. Dies verursacht einen komplizierten und zeitintensiven Verwaltungsaufwand, da die RF Mittarbeiter Zahlungen ausfindig machen müssen, die mitunter Monate zuvor durchgeführt wurden, ohne daß eine Zustimmung oder eine Referenznummer existierte. Zur Vermeidung unnötiger Buchungsverzögerung oder Zahlungsfehlleitungen sollen vor der Zustimmung durch die Trustees keine Überweisungen getätigt werden.
Freundlicherweise zur Verfügung gestellt von Roti-Institut.
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